PREPARA A TU DEPARTAMENTO DE RRHH PARA INICIAR EL AÑO

Cada inicio de año es un buen momento para tener en cuenta algunas revisiones a nuestros sistemas y controles internos y realizar actualizaciones derivado de los cambios y lograr así el correcto cumplimiento de obligaciones, así como la preparación de papeles de trabajo para declaraciones, por lo que en esta ocasión dedicaremos el artículo para hablar de algunas de ellas.

 

Primeramente debemos verificar los nuevos Salarios Mínimos que se publiquen, aunque últimamente han existido actualizaciones en fechas distintas a inicio de año, así que es conveniente estar al pendiente, estos salarios mínimos deben actualizarse en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) para que a partir del 1 de enero del año se haga el cálculo correcto de la determinación de cuotas, así como en los sistemas de nóminas que se utilicen para los cálculos de partes exentas y gravadas en la determinación de ISR, así como retenciones de cuotas obrero patronales.

 

Es importante calendarizar los cortes de nómina del año para presentación de modificaciones de salario en caso de nóminas semanales, así como para verificar hasta que semana se considerará dentro del ejercicio actual y con cual se va a iniciar el siguiente ejercicio, esto afecta principalmente cuando se manejan nóminas semanales.

 

Hacer una revisión de todos los accidentes de trabajo ocurridos en el ejercicio, así como los de ejercicios anteriores que apliquen en la declaración actual. Verificar que los riesgos de trabajo terminados en el ejercicio estén capturados correctamente en el SUA y que la última incapacidad esté dada como “Alta” y no como subsecuente para que sea tomada en cuenta en el cálculo de la declaración anual de riesgos de trabajo. Este tema es importante hacerlo con tiempo para que si faltan algunas incapacidades estemos en posibilidad de acudir a las clínicas a solicitarlas o a los trabajadores si continúan laborando con nosotros.

 

Revisar los salario mínimos con prestaciones mayores a las de ley o con antigüedad mayor a un año para efectuar las modificaciones de salario pertinente, estas modificaciones recordemos que se deben hacer en el momento que el trabajador cumple su aniversario en la empresa, aunque algunas empresas de forma “práctica” lo efectúa una vez al año.

 

En caso de tener trabajadores que perciban un salario topado y haberlos dado de alta con el tope exacto del año pasado presentar modificación con el nuevo tope de 25 UMAS de acuerdo a la UMA correspondiente.

 

Verificar si es necesario aumentar las retenciones en caso de alimentación y habitación de acuerdo a los requisitos de la Ley del Seguro Social para que no integre al salario (20% del Salario mínimo) cada que exista aumento en el salario mínimo se deben hacer estas revisiones.

 

Revisar que las tablas aplicables para la retención de ISR se encuentren actualizadas, es común que a inicios de año se publiquen nuevas tablas, por lo que debemos mantener los sistemas actualizados para evitar diferencias en retenciones o en otorgamiento de subsidio para el empleo.

 

Recordemos que es obligación de la empresa preguntar al trabajador si tiene varios patrones para verificar con quien desea que se haga el otorgamiento de subsidio para el empleo, además de saber si va a presentar su declaración anual por su cuenta, por lo que sugerimos hacer un recordatorio de estos puntos a los trabajadores.

 

Ajustar los importes a retener por amortización con el factor de descuento pues recordemos que para INOFONAVIT se aplica un factor distinto que no es ni en veces de salario mínimo ni en UMAS, por lo que es importante su revisión para evitar pago de diferencias.

 

Determinar si en el ejercicio se rebaso de 300 trabajadores promedio para cumplir con la obligación de dictaminarse y para ello se deberá presentar el aviso de dictamen a más tardar el 30 de abril del siguiente año.

 

En materia laboral es importante revisar que nuestros contratos y reglamentos se encuentren actualizados, recordemos que el reglamento es revisable cada dos años y en materia de tabulador de sueldos cada año, de la misma forma es trascendental verificar que las comisiones mixtas obligatorias se encuentren al corriente de sus obligaciones y que sus representantes obreros y patronales estén vigentes.

 

Como pueden observar estos temas son de vital importancia para evitar pagos de diferencias, multas o incumplimientos, los invito a efectuar estas revisiones en tiempo para iniciar el año cumpliendo.

 

LCP LD MSS Karla Arlaé Rojas Quezada

Socia MSN Consultores, S.C.